Análisis y diseño de sistemas

Caso de estudio "Sistema para automatizar asistencia a clase"

En este post voy a hablar sobre el análisis y diseño de un sistema para automatizar la asistencia a clase.

Cuando asistimos a clases el profesor o profesora toma una hoja en blanco, en donde coloca títulos de los datos que debe llenar el estudiante en esa hoja que por lo general es el nombre, apellido, cédula y firma. Esto se va pasando de estudiante en estudiante que van firmando esa lista para que el profesor pueda ir generando un control de asistencias. A primera vista vemos este proceso sencillo, pero que pasa si queremos generar un sistema que haga esto y ahorre las hojas usadas para esto, y que garantice que los estudiantes que firmaron sean los pertenecientes a esa clase, o que haya firmado todos los presentes y no que alguien firme por otro.

A primera vista pareciera que al tomar la asistencia solo se debe guardar la información de los estudiantes y ya, pero no es así, debemos ir mas allá, debemos saber cuales estudiantes, si el estudiante pertenece a la universidad, si pertenece a la facultad, si esta inscrito en la materia, si está activo como estudiante y si esta activo en el período actual (semestre), además de saber si la clase a la que entra tiene un profesor asignado. 

El ser estudiante es una condición (voy a llamarlo así) que comienza desde el día en que nos inscribimos (Inscripción en Secretaría, luego en la facultad y escuela) y luego cuando inscribimos el semestre y las materias disponibles. Al culminar estas inscripciones como estudiantes, estamos habilitados (Activos) en el semestre y materias que inscribimos, y sabemos que aulas, horarios y profesores nos fueron asignados. Hasta este momento tenemos entonces ya una cierta cantidad de información que nos identifica:

• Somos estudiantes activos de la UCV
• Somos estudiantes activos de la facultad de Ciencias
• Somos estudiantes activos de la escuela de Computación (en este caso)
• Estamos activos para el semestre (en este caso 1-2016)
• Y tenemos materias inscritas, aulas y profesores asignados.

Ahora, ¿que tiene que ver esto con el sistema a desarrollar? Tiene mucho que ver ya que si no somos estudiantes de la UCV, o somos de otra facultad o escuela, o no estamos inscritos en el semestre en el que se está dando la materia, o no estamos activos (Suspendido, Materia Retirada, Egresado) no deberíamos aparecer en el Sistema a desarrollar como un estudiante al cual se le deba tomar asistencia.

Este sistema es una herramienta para uso del profesor, ya que es el encargado de pasar la asistencia, pudiese ser también de acceso al estudiante, pero que este no tenga posibilidad alguna de crear, editar o borrar información del sistema, que en dado caso solo pueda ver sus asistencias.

Hemos hablado del profesor en este sistema ¿cual profesor? Al igual manera que el estudiante, el profesor, debe ser un profesor activo de la universidad, de la facultad y de la escuela y debe estar asignado a dictar una cátedra (materia) en un periodo (semestre) y en un horario y aula especifico.

En resumen, para efectos de automatizar la asistencia para la materia Introducción a la Informática, debe suceder que el Estudiante sea un estudiante (valga la redundancia) de la UCV, de la Facultad de Ciencias, de la Escuela de Computación, estar activo y estar inscrito en el semestre en que se está dictando la materia, y por supuesto estar inscrito en la materia, sin estas condiciones el estudiante no debería de aparecer en el listado de asistencia.

Igualmente como se ha mencionado el profesor debe ser de la UCV, de la Facultad de Ciencias, de la Escuela de Computación, estar activo, estar asignado al semestre y materia, de esta forma el profesor podrá ver en el sistema a que estudiantes les va a pasar la lista.

Si el estudiante tiene un estatus distinto al activo (Retirado, Suspendido, Egresado) no debería aparecer en el listado que el profesor verá, también si retiró la materia tampoco debería aparecer.

Estudiando todos estos escenarios nos lleva a describir no solamente el objeto Estudiante, sino también el objeto Profesor, Materia, Horario, Semestre, Escuela, Carrera, Facultad, Universidad. A lo largo del desarrollo lo mas probable es que sigamos descubriendo mas objetos que se relacionen con los ya mencionados.

PD : Mi nombre no es Javier, sino Jhonny.

Análisis y diseño de sistemas

En este post hablaré sobre el Análisis y diseño de sistemas.

Para crear cualquier tipo de sistemas, debe estudiarse a fondo lo que se desea hacer, cual es el requerimiento del usuario o cliente. Antes del desarrollo debe haber una investigación preliminar del sistema a desarrollar, de la entrada y salida de datos que tendrá, relaciones, almacenamiento de datos, etc.

Voy a citar del libro "Análisis y diseño de Sistemas" de Kendall y Kendall la necesidad del análisis y diseño de sistemas.

El análisis y diseño de sistemas, tal como lo realizan los analistas de sistemas, tiene el propósito de analizar sistemáticamente la entrada o el flujo de datos, procesar o transformar datos, el almacenamiento de datos y la salida de información en el contexto de una empresa en particular. Más aún, el análisis de sistemas se emplea para analizar, diseñar e implementar mejoras en el funcionamiento de las empresas, a través de sistemas de información computarizados.

Tal cómo se menciona, el analista de sistema debe analizar el flujo de información que tendrá el sistema. El análisis de sistemas también ayuda a generar la estructura del sistema y llegar a la necesidad del cliente. Cito en este momento un articulo de la página web de la "Red Escolar Nacional (RENa)" que habla del análisis y diseño de sistemas y que complementa la necesidad de hacer análisis y diseño de sistemas.

El análisis y diseño de sistemas es una guía que permite estructurar el proceso de desarrollo de sistemas de información.

Tal proceso siempre representará un esfuerzo, inversión de tiempo y recursos por parte de la organización. Acometer tal esfuerzo de manera casual, presenta un alto grado de riesgo al no garantizar la culminación del proyecto con éxito. Este procedimiento permite reducir al mínimo el riesgo de fracaso de nuevos proyectos, pues es común que muchos errores surjan al utilizar nuevos sistemas de información, bien por no adaptarse correctamente a las necesidades reales o por desempeñarse de forma inadecuada.

El análisis y diseño de sistemas es un procedimiento para la resolución de problemas, que podemos evaluar en un ciclo de vida de desarrollo de sistemas, en los cuales podemos ver los procedimientos que se van dando desde el conocimiento e investigación del problema hasta su implementación.

En el libro "Análisis y diseño de Sistemas" de Kendall y Kendall nos mencionan 7 pasos en el ciclo de vida de desarrollo de sistemas que podemos ver en esta gráfica

Identificar el problema

Esta primera fase tiene como finalidad identificar el problema, oportunidades y objetivos. Es un paso vital para el desarrollo del sistema, ya que si no conocemos lo que realmente quiere el usuario o cliente podemos cometer errores durante el desarrollo lo que conllevaría a no llegar al resultado esperado. Se requiere en esta fase que el analista de sistema , en conjunto con el usuario o cliente, determine con precisión cual es el problema.

El determinar los objetivos es también una parte importante en esta fase, ya que se debe averiguar lo que el cliente desea.

Determinar los requerimientos

En esta fase el analista de sistemas determina los requerimientos de información del cliente. El analista en esta fase trata de comprender la información que necesita el cliente para llevar a cabo sus actividades. Para comprender dicha información el analista usa una serie de métodos como entrevistas, cuestionarios, investigaciones entre otras. Esta fase es útil para que el analista confirme la idea que tiene del cliente y de sus objetivos. 

El analista en esta fase determinará las funciones del sistema: el quien (Gente involucrada), el qué (la actividad del negocio), el dónde (el entorno donde se desarrollan las actividades), el cuándo (el momento oportuno) y el cómo (la manera en que se realizaran los procedimientos) del negocio que se estudia. Si ya existe un sistema en uso, el analista debe determinar todas estas cosas con el sistema actual para poder diseñar un nuevo sistema.

Análisis de las necesidades

En esta fase se analiza las necesidades del sistema. A través de ciertas herramientas como el diagrama de flujo de datos, el analista grafica las entradas, procesos y salidas de las funciones del sistema. A partir de esto se desarrolla una lista de datos a usar en el sistema así como sus especificaciones. También, se analiza las decisiones estructuradas, que son aquellas en las cuales se pueden determinar las condiciones, alternativas y acciones.

En este punto el analista prepara una propuesta de sistema en la que sintetiza su investigación, un análisis costo/beneficio de las alternativas y recomendaciones sobre lo que se debe hacer. Si el cliente considera factible las recomendaciones, se continua con el ciclo de vida.

Diseño del sistema

En esta fase, el analista utiliza la información recopilada en las primeras fases para realizar el diseño lógico del sistema. Se diseñan los procedimientos para la captura de datos y que el ingreso de estos sean correctos. Facilitará la entrada eficiente de datos mediante el diseño de formularios y pantallas.

También diseñará la interfaz gráfica de usuario que conecta al usuario con el sistema.

De igual manera incluye esta fase el diseño de archivos o de base de datos que almacenaran todos los datos ingresados en el sistema. En esta fase el analista interactúa con el cliente para diseñar la salida de datos tanto en pantalla como en forma impresa.

Desarrollo y documentación

En esta fase, el analista trabaja conjunto con los programadores para desarrollar el software necesario. Para diseñar y documentar el software, se usan distintos técnicas y herramientas como los diagramas de casos de uso, pseudocódigo, diagramas de estructura entre otros. Con estas herramientas el analista comunica a los programadores lo que se desea programar.

También, el analista interactúa con el cliente para desarrollar una documentación efectiva, como manuales de procedimientos, ayudas en línea y preguntas frecuentes. La documentación ayuda al cliente como usar el sistema y que deben hacer en determinados casos.

En esta fase, los programadores tienen un papel importante, ya que diseñan, codifican y eliminan errores durante el desarrollo del sistema.

Pruebas y mantenimiento

Es necesario que antes de implementar el sistema, se le hagan pruebas. Es importante hacer pruebas para detectar errores de funcionamiento o de código antes de la entrega al cliente. Parte de las pruebas las realizan solo los programadores, y otra parte de las pruebas las realizan en conjunto el analista y los programadores. Se realizan pruebas con datos ficticios para determinar los errores que pudiesen existir.

El mantenimiento y documentación comienzan en esta fase y de manera rutinaria. Parte del trabajo del programador consiste en el mantenimiento del sistema.

Mucho de los procedimientos sistemáticos realizados por el analista durante el ciclo de desarrollo contribuye a que el mantenimiento sea mínimo.

Implementación y evaluación

Esta es la última fase del desarrollo de sistemas, y el analista participa en la implementación del sistema. En esta fase se capacita al cliente en el manejo del sistema. La capacitación la llevan a cabo los fabricantes (programadores) y el analista supervisa esta capacitación. La evaluación se lleva a cabo en cada una de las fases.

Es importante mencionar que el desarrollo de sistemas es cíclico. Cuando se termina una fase y se pasa a la siguiente, puede que surjan problemas lo que llevaría al analista a dar un paso atrás en el desarrollo de sistemas y modificar el trabajo realizado en fases anteriores.

Para este post se usó información contenida en el libro "Análisis y diseños de sistemas" de Kendall y Kendall y del sitio web de la "Red Escolar Nacional (RENa)" http://www.rena.edu.ve/cuartaEtapa/Informatica/Tema11.html

Sistema de Gestión del Rendimiento Académico

Descripción Sistémica

En este post voy a hablar acerca de un Sistema de Gestión de Rendimiento Académico (SGRA)

El objetivo primordial de este sistema es mejorar el rendimiento académico en cada semestre. Se busca que uno como estudiante adquiera una nueva forma de afrontar el semestre de tal manera que el resultado sea positivo. La forma en que se logrará esto es a través de planes específicos y de trabajo diario en la que el estudiante llevará un control de lo que realiza diariamente. En primera instancia habría que generar un horario, donde se va a colocar las horas en que se ve clase, las horas en las que se trabaja (Si trabaja) y las horas disponibles. 

Se quiere con esto descubrir cuales son los espacios o tiempo disponible que se tiene para estudiar, hacer repaso de las clases y realizar las asignaciones. Es importante también que en una especie de diario, el estudiante anote lo que vio en clase, que se le mandó de asignaciones y que realizó en las horas disponibles (si estudió para alguna evaluación, hizo un repaso o realizo alguna tarea).

Podemos entonces describir al SGRA de forma sistémica

Nombre: Sistema de Gestión de Rendimiento Académico (SGRA)

Objetivo: Mejorar el rendimiento académico del estudiante por semestre

Función: Mostrar al estudiante su horario, que horas tiene disponible, evaluaciones y notas de tal manera que pueda llevar un ritmo académico favorable que le ayude a mejorar el rendimiento. Debe avisar al estudiante diariamente que debe realizar tareas y estudio.

Medio Ambiente: El usuario es el medio ambiente

Relación del sistema con el medio ambiente 

- Entrada y Salida: habrá una entrada constante de datos que son básicamente el horario, trabajo realizado diariamente, notas, asignaciones, proyectos, etc. La salida sera datos igual que indicaran que falta por hacer (asignaciones), próximas evaluaciones, entregas, notas.

- Comportamiento: El sistema logrará su objetivo si existe un equilibrio. Si el estudiante deja pasar muchas asignaciones, no lleva el registro diario de lo que ha hecho, no frecuenta el sistema, no va a lograr el objetivo. También si no carga nada, o carga muchas cosas por hacer y no las hace, en estos escenarios no estaría logrando su cometido.

Descripción Sistémica

EL SGRA se conforma de la siguiente manera:

Horario: En un horario semanal, el estudiante colocará las horas de clase, de trabajo (Si trabaja), horas dedicadas a otras cosas (Transporte, compras, diligencias, etc) y horas disponibles para el estudio y a realizar asignaciones.

Block de Notas: funcionará como una especie de diario, donde el estudiante indicará diariamente que vio en clases y que estudió o que asignaciones realizó, se busca con esto ir atacando las cosas que tiene pendiente por hacer.

Lista de Asignaciones y Evaluaciones: Aquí el estudiante anotará todas las evaluaciones (Parciales, quices) y asignaciones (Tareas, Proyectos) con sus fechas.

Matriz de notas: Aquí el estudiante colocará el resultado de todas las evaluaciones por materia, de tal manera que vaya viendo sus notas.

Estas partes están relacionadas entre si, el horario es el principal indicador de horas disponibles en las que el estudiante revisará su lista de asignaciones, tomara algunas y las realizará, luego de hacerlo, anotará en su block de notas las tareas realizadas y lo que vio en clases. Y en cada fecha que tenga evaluaciones, anotará el resultado de las mismas.

Las partes tienen una gran relación con su medio ambiente, el estudiante, si el estudiante no usa el sistema no va a lograr su objetivo. La idea es que el estudiante use el sistema a plenitud para lograr mejorar el rendimiento académico.

El horario puede verse como el sistema de control, ya que eso le indica al usuario las horas disponibles que tiene para realizar las asignaciones. Viendo el horario como sistema de control, el activador seria el usuario ya que realizará la entrada de datos y las modificará.

El SGRA puede evolucionar en el tiempo agregándole mas cosas, por ejemplo, se le puede añadir una función al sistema que notifique al usuario, ya sea enviándole un correo o mensaje, que tiene que realizar alguna asignación, o debe estudiar para una evaluación, o que se acercan las fechas de parciales/quices. Puede también haber una sección donde guarde contenido bibliográfico, enlaces con contenido educativo, de tal manera que pueda reutilizarlo en otros semestres 

El crecimiento del sistema se determinará dependiendo de la cantidad de datos que se vayan ingresando en el. Habrá un crecimiento diario de los datos, ya que el estudiante estará constantemente usándolo, anotando las cosas que vio en clase, las que hizo luego y las que faltarán por hacer.

Para concluir voy a anexar un diagrama de las partes del sistema y de comportamiento

Diagrama de Comportamiento.

Continuación del ejemplo de Sistema de Control de Acceso

Analizando un poco mas el sistema de control de acceso se pueden observar distintos elementos que no se estudiaron anteriormente. Podemos ver por ejemplo que la variable principal de este sistema es el usuario, y su variabilidad es el tipo de usuario, entiéndase estudiantes, profesores, personal obrero, administrativo, seguridad, visitantes, etc. 

Podemos también describir cual es el limite de el sistema, que en este caso seria las entradas de la facultad y sus alrededores. A medida entonces que vamos estudiando el sistema y desarrollándolo vemos como surgen nuevas cosas.

Por ejemplo, podemos determinar en que horario va a funcionar el sistema, que vendría siendo el horario de la facultad y en que días esta activa la facultad. El sistema en la facultad de ciencias tiene especial atención, por que es bien sabido que las canchas deportivas de la facultad son usadas por usuarios ajenos a la facultad (equipos de fútbol, softbol, béisbol). En esta parte el sistema juega un papel importante, por que luego de su implementación, el acceso libre a estas áreas estará limitado a aquellos que estén registrados en la base de datos del sistema, es decir, o esas personas que hacen uso de las áreas deportivas de la facultad o deben estar registrados o deben de portar algún carnet de visitante, o en casos mas extremos ser autorizados por el personal de seguridad.

Otra cosa que podemos ver, es el estado en que se encuentra el estudiante (Activo, Suspendido, Retirado) es importante que al momento de hacer el escaneo del carnet, el sistema determine el estado del estudiante, si está activo se le deja pasar, si posee un estado distinto a activo no se le debería garantizar la entrada, a este estudiante que no esta activo se le debe autorizar su entrada, previamente el estudiante deberá indicar que desea hacer en la facultad. Igual caso sucede si el carnet ya expiró, no debería ingresar con el carnet ya vencido.

En el caso de que los usuarios que ingresen, no pertenezcan a la comunidad universitaria o no tengan relación alguna con la Universidad, estos deben ser registrados como visitantes y permitirles el acceso dependiendo de lo que quiera hacer, en estos casos es de total responsabilidad del personal de seguridad permitir el acceso a esas personas, por lo que se debe registrar en el sistema quien autorizó la entrada.

Así si vamos estudiando mas a fondo, podemos ver que vamos conociendo mas aspectos del sistema que a inicio no nos habíamos planteado. Esto supone una evolución progresiva de nuestro sistema a medida que vamos estudiando los distintos escenarios que se pueden suscitar en el.

Por ultimo anexo diagrama de comportamiento del sistema de control de acceso.

Estudio de la Universidad aplicando el Capítulo 5

En este Post voy a estudiar la universidad como Sistema aplicando el capitulo 5 de la guía.

Descripción Sistémica

La Universidad tiene como objetivo formar a los estudiantes como profesionales integrales, para que luego de egresar puedan incorporarse a la sociedad y al mercado laborar con excelentes capacidades. 

La función de la universidad es a través de planes y estrategias formar a esos estudiantes para que adquieran el mayor conocimiento posible. La universidad se maneja dentro de la cuidad y del país que vendría siendo su medio ambiente.

Podemos describir a la universidad de forma sistémica de la siguiente manera:

• Nombre del sistema: Universidad Central de Venezuela
• Objetivo: Formar estudiantes como profesionales en las distintas áreas de estudio
• Función: Crear planes y estrategias para formar a estudiantes integrales.
• Medio Ambiente: Ciudades donde se encuentra la Universidad y el pais.
• Relación entre el sistema y medio ambiente
  - Entrada y Salida: A la universidad entran bachilleres, que se formarán para luego salir como Licenciados o Ingenieros. No solo entran estudiantes, sino profesores, obreros, personal administrativos, entre otros. 
  - Comportamiento: La Universidad variará en su comportamiento dependiendo de la población universitaria. Si por ejemplo entran mas estudiantes de lo previsto la universidad tendrá un estado distinto, estado que ira equilibrando para mantener su estabilidad.

Descripción Sistemática

Desde este enfoque queremos ver las partes en las que está constituida la universidad. Como se ha estudiado en post anteriores, he definido algunas de las partes mas importantes de la universidad. Las cuales son:

Rectorado: Principal ente administrador y rector de la Universidad, conformado por el rector y demás autoridades universitarias.

Consejo Universitario: Esta conformado por los rectores, decanos de las facultades, representantes de los estudiantes, de los profesores y demás representantes de la comunidad universitaria.

Secretaria: Entre administrador de la Universidades encargada de múltiples funciones en la Universidad, entre las cuales podemos destacar el proceso de ingreso a la universidad, inscripciones y emisión de documentos para estudiantes.

Facultades: Representa cada uno de los centros docentes donde se imparten estudios en distintas ramas del saber.

Estas partes se relacionan todas entre si, ya que el Rectorado es el encargado de impartir instrucciones a las demás subsistemas y de tomar decisiones favorables para el buen desenvolvimiento de la universidad. El Consejo Universitario tiene relación especial con todas las partes ya que la toma de decisiones pasa por ella, cuando se quiere aprobar algo pasa por el consejo universitario. La secretaria también se relaciona con todas las partes mencionadas ya que administra los datos de la comunidad universitaria, emite documentos entre otras cosas. Y las facultades se relacionan también con todas las demás partes ya que las decisiones que se toman en las demás partes las facultades la acatan, también cuando existe una propuesta de alguna facultad esta pasa por el rectorado y el consejo universitario, y cuando salen egresados, la facultad emite la comunicación a secretaria para indicar quienes son los egresados.

Cada una de estas partes son sistemas de control. El rectorado controla todas las partes. El Consejo Universitario es un sistema de control del rectorado, ya que las decisiones que se tomen en esta parte favorecerán o no las pretensiones del Rectorado. La Secretaria conjunto con el rectorado controla a las facultades y las otras partes de la universidad que no he mencionado. Por ultimo las facultades controlan a las escuelas.

Podemos hablar de evolución en la universidad cuando por ejemplo se haga alguna reforma en alguna de las instalaciones y edificios, cuando adquiera nuevas tecnologías, etc. He mencionado en varias ocasiones que se puede hablar de una evolución en la Facultad de Ciencias con la construcción del nuevo edificio de laboratorios.

Y si hablamos de crecimiento podemos nombrar el aumento anual de estudiantes que son nuevo ingreso, eso significa un crecimiento en la comunidad estudiantil. también cuando hay contratación de nuevos profesores existe un crecimiento, así de como cuando hay nuevo personal administrativo, obrero, de seguridad, etc.

Anexo por ultimo un diagrama donde podemos notar las partes de la universidad y su relación entre ellas.

Como lo he estudiado vemos que cada parte se relaciona con la otra, existe un flujo de información entre todas las partes. Se puede decir que existe también un flujo de estudiantes, profesores, personal administrativo, obrero, y demás miembros de la comunidad universitaria. El sistema es la universidad, los subsistemas vendrían siendo la secretaria, el consejo universitario, decanato y facultades. Si estudiamos mas a fondo, por ejemplo a las facultades, ellas también serian sistemas y las escuelas subsistemas.

Ahora anexo un diagrama de comportamiento, estudiando el caso de ingreso de nuevos estudiantes.

En este diagrama vemos los estados que supone el ingreso de nuevos estudiantes. Si la cantidad de nuevos estudiantes es igual o menor a la capacidad de la universidad se inscriben esos estudiantes, si por el contrario la supera, cierta cantidad de estudiantes quedan en cola, y que podrán inscribirse en otro semestre y otra parte que cubre la capacidad de la universidad si se logran inscribir. Vemos entonces los distintos estados que pueden tomarse cuando se inscriben nuevos estudiantes.

Estudio de la Universidad aplicando el Capítulo 4

En este post voy a estudiar a la Universidad aplicando el capítulo 4 de la guía.

En el Capitulo 4 se habla en primera instancia de la Variedad y Variables. Para el caso de estudio de la universidad podemos notar muchas variables que contienen mucha variedad. 

Por ejemplo podemos tomar como variable a las facultades y a su ves ver la variedad de facultades (Ciencias, Humanidades, Medicina, Farmacia, Ingeneria, etc). Otra variable pueden ser las escuelas, en el caso de Ciencias, su variedad serian las escuelas (Computación, Matemática, Física, Química, Biología). Y así a medida que vayamos conociendo mas la universidad nos podemos encontrar con mas variables, como los estudiantes, cuya variedad serian los estudiantes de pregrado, postgrado, doctorado, maestria, podemos ver los profesores como variables, su variedad puede ser si es profesor titular, instructor, auxiliar, asociado, agregado, etc. En fin existen multiples variables y por consiguiente variedad.

Otro elemento que se estudia en el capitulo 4 es el Control. En la universidad existen distintos sistemas de control, uno de ellos seria el rectorado, otro la secretaria, en el caso de las facultades seria el decanato y control de estudios. Estos sistemas de control son los encargados de llevar los procesos pertinentes para mantener el correcto funcionamiento de la universidad. Podemos tomar la Secretaria como ejemplo de sistema de control, la secretaria cada año en conjunto con las facultades realiza la prueba interna que conlleva luego a la inscripción de estudiantes. En este caso el sensor podría ser la prueba interna que evaluará a los bachilleres sus aptitudes académicas según el área. El comparador seria el departamento de admisión de cada facultad que evaluará que estudiantes superaron la prueba interna para ofrecer los cupos disponibles. Por último el activador, que es el mismo departamento de admisión, inscribirá a los estudiantes seleccionados.

Al aplicar la prueba interna existe un aumento de la comunidad universitaria, en este caso mas estudiantes, por lo que existe un crecimiento. Otro crecimiento en el sistema sería mas profesores, mas personal administrativo, obreros, autobuses, materiales de estudio, entre otros. Luego de que los estudiantes egresan también supone un crecimiento en la sociedad de nuevos profesionales que se incorporaran al mercado laboral.

Este sistema universidad puede tener una evolución en todas sus partes. Por ejemplo, si estudiamos el subsistema Facultad de Ciencias, vemos que existe una evolución actual en la construcción del nuevo edificio de laboratorios. Pudiesen existir otras cosas que ayuden a la evolución, como otro edificio de aulas, un comedor, nuevos edificios para las distintas escuelas, etc.

Estudio de la Universidad aplicando Capítulos 1, 2 y 3

En este Post, voy a estudiar a la Universidad Central de Venezuela, aplicando los capítulos 1, 2 y 3 de la guía.

La universidad puede estudiarse como un sistema, de la cual podemos ver cuales son sus partes (subsistemas), objetivos, funciones, medio ambiente, estructura, comportamiento, etc.

La universidad es un sistema abierto ya que se relaciona con su medio ambiente (que en este caso seria el país, específicamente las ciudades donde se encuentra). En la universidad entran estudiantes cada año para formarse como profesionales y luego de un tiempo específico salen como profesionales, esto puede tomarse como su relación con el medio ambiente.

Podemos determinar sus partes los cuales vendrían siendo las Facultades, Secretaria, Consejo Universitario, Decanato, estas partes serian subsistemas de la universidad, que a su ves también serian sistemas, ejemplo si estudiamos la Facultad  de Ciencias podemos observar sus partes, decanato, escuelas, control de estudios, biblioteca, administración, ect. 

Podemos ver la universidad como sistema de forma gráfica:

Como lo vemos en este diagrama, la UCV es el sistema, sus subsistemas vendrían siendo el Consejo Universitario, Decanato, Secretaria y las Facultades.

Las Facultades son subsistemas de la UCV, pero las facultades a su ves son sistemas que contienen sus partes o subsistemas, podemos estudiar el caso de la Facultad de Ciencias como sistema.

En este caso vemos la Facultad de ciencias como sistema, donde sus subsistemas vendrían siendo el Decanato, las Escuelas y Control de Estudios.

Cabe destacar que para ambos casos se están excluyendo otras partes o subsistemas, estoy tomando para este post las mas importantes.

La universidad tiene un objetivo primordial el cual es formar a los estudiantes para convertirlos en profesionales integrales capaces de abordar el campo laboral o contribuir con su conocimiento adquirido al desarrollo de la sociedad.

Su función es tomar las estrategias y métodos necesarios conformados dentro de un plan de estudios para formar a los estudiantes en las distintas facultades y escuelas.

La entrada y salida de la universidad es de estudiantes, entran bachilleres y salen Licenciados o Ingenieros. Pero si vamos mas a detalles podemos ver que sistemas como Secretaria y Control de Estudios de las distintas escuelas la entrada que reciben es información de los estudiantes. Cuando nos inscribimos en la universidad le entregamos información a la universidad que ellos procesan para formalizar la inscripción, esa información va a parar a secretaria y a control de estudios. La salida de esos sistemas también es información, por ejemplo si queremos una constancia de estudios, vamos y la pedimos en control de estudios, ahí estoy obteniendo una información.

En cada proceso de inscripción de nuevos estudiantes, podemos ver que la universidad variará en su comportamiento dependiendo de la cantidad de estudiantes que ingresa. Si la población de estudiantes es alta, la universidad debe activar los mecanismos pertinentes para atender a esa población, si es pequeña puede seguir funcionando de la misma forma conservando su comportamiento.

Resumen Capítulo 5 mas ejemplo

En este post voy a hacer un resumen acerca del Capitulo 5 y añadiré un ejemplo de sistema que fue comenzado en clases.

Enfoque sistémico y sistemático

Voy a comenzar añadiendo la definición de sistemico y sistemático.

-Sistemico: Se refiere a la totalidad de un sistema, por oposición a local, o relacionado con él.

-Sistemático: Se refiere al método de ordenación,organización o clasificación de elementos.

Partiendo de estos conceptos y de lo leído en la guía, puedo entender que el enfoque sistemico, se trata de estudiar el sistema en su totalidad, en el cual se perciben sus rasgos, propiedades y como interactua con el medio ambiente. En este enfoque también podemos destacar su objetivo, función y comportamiento que presenta. El enfoque sistémico hace recordar a Aristoteles quien fundamentaba estudiar el todo.

Por otro lado el enfoque sistemático estudia el sistema a partir de sus partes y como están interrelacionadas. El sistema se descompone obteniendo sus subsistemas para llegar a las partes mas simples del sistema para conocerlas. Este enfoque trata de entender el comportamiento del sistema a partir de sus partes. Este enfoque nos hace ahora recordar a Descartes quien decía que había que estudiar el todo a través de sus partes y estudiar cada una.

Descripción Narrativa y Gráfica de Sistemas

Nosotros podemos describir los sistemas de forma narrativa y gráfica.

La descripción narrativa contará con la parte sistemica y sistematica mencionadas anteriormente. Lo que se desea con esto es describir el sistema desde lo general hasta lo particular, relaciones, comportamientos, objetivo, función.

El esquema de una descripción narrativa sería el siguiente:

Parte Sistémica

• Nombre del sistema
• Objetivo y Función del sistema
• Definición del Medio Ambiente
• Relaciones entre el sistema y el medio ambiente:
  - Entradas y Salidas
  - Comportamiento

Parte Sistemática

• Partes del sistema.
• Relaciones entre las partes
• Relaciones entre las partes y el medio ambiente
• Descripción de las partes como subsistemas
• Procesos de control, evolución y crecimiento

La descripción gráfica nos mostrará una forma mas visual del sistema y como esta integrado (partes) y sus relaciones. Para graficar un sistema hay que tener en consideración ciertos elementos que nos servirán para describir gráficamente un sistema de forma correcta.

Para el gráfico de la estructura del sistema consideraremos:

Para el gráfico de comportamiento:

Ahora voy a describir un sistema de forma narrativa y gráfica siguiendo el enfoque sistémico y sistemático. El sistema que voy a describir a continuación es un Sistema de Control de Acceso a la Facultad de Ciencias de la Universidad Central de Venezuela

Descripción Sistemica

Desde el enfoque sistémico con un SIstema de Control de Acceso se busca identificar a las personas que ingresan a la Facultad, para saber si pertenecen o no a ella. Su objetivo primordial es garantizar que quienes accesan a la facultad sean personas que pertenezcan a la comunidad universitaria (Estudiantes, Profesores, Personal Administrativo, Obreros, ect) y así garantizar la seguridad dentro de la facultad.

Para ello el sistema debe realizar una serie de funciones en la cual se pueda identificar al usuario que ingresa. El sistema contará con un lector de código de barra presente en el carnet, al leer el código de barras se toma la información del usuario, la información se buscara en la base de datos de la universidad (de la universidad ya que se permitirá la entrada de personas pertenecientes a otras facultades) y si la persona pertenece a la comunidad universitaria se le permitirá el acceso habilitando un torniquete en el cual la persona podrá entrar, el torniquete a través de una luz avisará si la persona entra o no, si la luz es verde entra, si es roja no entra. Aquellas personas que no pertenezcan a la comunidad universidad se le permitirá su acceso cuando estas sean autorizadas por el personal de seguridad presente.

Tomando en cuenta esta información se puede definir lo siguiente:

• Nombre del sistema: Sistema de Control de Acceso a la Facultad de Ciencias.
• Objetivo: Evitar la entrada de personas no pertenecientes a la comunidad universitaria para garantizar la seguridad en la facultad.
• Función: Validar que el usuario que ingresa pertenece a la comunidad universitaria para así permitir su acceso.
• Medio Ambiente: Facultad de Ciencias y sus entradas.
• Relación entre el sistema y medio ambiente
  - Entrada y Salida: La entrada será información del usuario (Cédula, Nombres y Apellidos), información que será leída a través del carnet. En los casos que la persona no posea carnet, la información sera validada por el personal de seguridad quien permitirá o no su entrada. La salida sería información del usuario mas una respuesta correcta o falsa (True - False) que activará o no el torniquete)
  - Comportamiento: El sistema responderá con valores Verdadero o Falso dependiendo si el usuario pertenece o no a la comunidad universitaria.

Gráficamente el Sistema de Control de Acceso en el enfoque sistémico seria:

Tenemos la descripción de lo que he descrito anteriormente pero de forma gráfica. Donde tenemos dos escenarios, uno donde la persona tiene un carnet de la UCV y a través del Sistema de Control de Acceso se validará si realmente pertenece o no a la comunidad universitaria. Y el otro escenario que no pertenece a la universidad y el personal de seguridad valida directamente en la base de datos del Sistema si la persona pertenece o no a la facultad, de no pertenecer es responsabilidad del personal de seguridad permitir o no su entrada.

Descripción Sistemática

Desde el enfoque sistemático interesa saber las partes del sistema. Para el ejemplo en estudio, el Sistema de Control de Acceso podemos mencionar algunas partes

• Lector de Códigos de Barra: Su objetivo es escanear la información a través del código de barras del Carnet.
• Base de Datos: Almacena la información de la comunidad estudiantil. A través de la información obtenida por el lector de código de barras se hará una consulta en base a esa información.
• Torniquete: Según sea la respuesta de la consulta hecha en la base de datos, se habilitará o no el torniquete para el acceso de la persona
• Fuente de Energía: Se encargará de suministrar energía al lector, al equipo donde está la base de datos y al torniquete.

El lector de códigos de barra tiene un flujo de información con la base de datos, luego de escanear el código de barras, esta información llega a la base de datos para consultar si la persona pertenece a la facultad o a la comunidad universitaria. Luego la base de datos responde con valores de Verdadero o Falso, que activarán o no el torniquete. El usuario a través de una luz en el torniquete podrá ver si entrará a la facultad, si la luz es verde entrará y si es roja no entrará.

Aparte del flujo de información que circula desde el lector hasta el torniquete, esta el flujo de energía constante desde la fuente de energía a las partes del sistema.

Podemos ver las partes y sus relaciones de la siguiente manera.

Como se ve en el diagrama existe la relación entre las partes, no existe una interacción mutua de información entre usuario y lector, lector y base de datos, base de datos y torniquete. La única relación mutua de información es entre el torniquete y usuario ya que el torniquete avisará a través de la luz si podrá acceder o no. Existe si una relación mutua de electricidad entre el lector, equipo donde esta la base de datos y los torniquetes.

En cuanto al control, el sistema estará controlado/vigilado por el personal de seguridad.

Este sistema puede evolucionar en la medida en que se vayan implementando mas medidas de seguridad o vias alternas de validar al usuario como miembro de la comunidad universitaria, por ejemplo, instalación de lector de huellas dactilares, cámaras de seguridad, entre otros.

El crecimiento de este sistema dependerá de la cantidad de miembros de la comunidad universitaria, a medida que esta aumente, mayor será el trafico en el sistema, lo que puede conllevar a un desgaste del mismo.

No puedo dejar de lado el otro escenario donde el usuario no tiene carnet, sino cédula, donde el proceso seria casi el mismo, pero obviando el lector de códigos de barra. La interacción comenzaría a partir de la base de datos, donde el personal validará la información, si el usuario aparece registrado, el personal de seguridad activará el torniquete. Si no es miembro de la comunidad el personal de seguridad autorizará o no la entrada de la persona

Resumen Capítulo 4

Control, crecimiento y evolución

Antes de empezar, voy a colocar la definición pequeña de cada término.

Control: Dominio o control sobre algo o alguien.

Crecimiento: Aumento de la cantidad, el tamaño, la intensidad o la importancia de una cosa.

Evolución: Cambio o transformación gradual de algo, como un estado, una circunstancia, una situación, unas ideas, etc.

Resulta ahora una pregunta con estos términos ¿que tienen que ver con la TGS? 

Tienen mucho que ver. Todo sistema es controlado por algo o por alguien. Un sistema puede ser controlado por alguien o por otro sistema. Por ejemplo, CONEST (Sistema de Gestión Académica de la Facultad) es controlado por control de estudios. El personal controla CONEST para que el mismo funcione de manera correcta y pueda ser usada por todos los usuarios (Profesores y Estudiantes).

Cuando se habla de crecimiento, en sistemas, podemos tomarlo cuando se aumenta una parte o las partes del sistema. Siguiendo con el ejemplo, CONEST tiende a tener nuevos usuarios cada ves que existe una inscripción de nuevos ingresos (En mayor proporción nuevos estudiantes y en otra muy baja, nuevos profesores) por lo que existe un crecimiento en la cantidad de usuarios que son parte del sistema CONEST. Puedo considerar otro ejemplo, la Facultad de Ciencias, luego de las pruebas internas, recibe nuevos estudiantes, por lo cual incrementa su población estudiantil.

La evolución es parte primordial de un sistema. Un sistema no puede ser el mismo durante mucho tiempo, por que llegará el momento en que necesita anexar nuevas propiedades o mejorar las que tiene, necesita ir adaptándose a las nuevas circunstancias a las que se vaya enfrentando. Por ejemplo, CONEST a lo largo del tiempo ha sufrido modificaciones y cambio de sus versiones, en las cuales se les ha añadido nuevas funcionalidades para trabajar mejor. La Facultad de Ciencias ha querido construir un edificio nuevo de laboratorios para atender a una comunidad estudiantil cada ves mayor, de tal manera que todos los estudiantes puedan realizar sus practicas en mejores condiciones.

Variedad y Variables

En TGS la variable se refiere a las distintas propiedades que tiene un sistema, a las cuales se les conoce por un nombre para identificarla. 

En cuanto a variedad, la entiendo como el total de posibles valores que puede tener esa variable. se puede entender también como la cardinalidad de las variables.

El ejemplo mas fácil de representar una variable y variedad es el semáforo, donde las luces del semáforo son las variables y la variedad es si esas luces están apagadas o encendidas.

Ciclos de Retroalimentación

La retroalimentación es el proceso por el cual un sistema obtiene y procesa información acerca de las funciones que ejecuta para generar acciones correctivas, preventivas o de optimización. Los ciclos de retroalimentación pueden ser positivos o negativos.

Retroalimentación Positiva

Cuando se habla de retroalimentación positiva hablamos de todas las influencias positivas. Representa crecimiento entre variables. Ejemplo: Los estudiantes cuando se gradúan y se incorporan al mercado laboral significan un crecimiento en la sociedad productiva, por ende una retroalimentacion positiva.

Retroalimentación Negativa

Se dice que un sistema está retroalimentado negativamente cuando tiende a estabilizarse, es decir trata de buscar el equilibrio, la estabilidad de que permanezca constante las dos variables a interactuarse. Ejemplo: El sistema de ingreso a la universidad, la prueba interna, es una retroalimentación negativa, ya que existe una gran población estudiantil que quiere ingresar a la universidad, pero la universidad en aras de mantener su numero promedio de estudiantes, realiza la prueba interna para limitar el total de estudiantes que desean ingresar a la universidad.

La tierra como sistema

Descripción del diagrama

La tierra puede apreciarse como un gran sistema, el cual puede dividirse en varias capas ( Subsistemas) las cuales son la Atmósfera, hidrosfera, litosfera y Biosfera.

A través de la atmósfera la tierra recibe energía recibida del sol, esa energía es procesada de tal manera que no sea perjudicial para los seres vivos y puedan consumirla. La atmósfera guarda una estrecha relación con las otras capas de la tierra ya que las provee de la energía que recibe.

Otra capa de la tierra es la hidrósfera, que como se menciona en el diagrama, es la capa de agua de la tierra.

La litosfera es la capa mas externa de la tierra en la cual se hayan los minerales.

La biosfera es la capa donde reside la vida, los seres vivos. Esta es quizás a mi parecer la una de las capas mas importantes de la tierra y la que mas interactua con las demás. Como se expone en el diagrama, en la biosfera pueden destacarse tres grandes protagonistas los cuales son los Productores, Consumidores y Descomponedores.

Los Productores son los encargados de producir los alimentos para el consumo humano, los alimentos los obtiene de la hidrosfera (Peces, plantas), y de la biosfera (Animales, plantas, frutas, etc). Procesan todos los alimentos cuyo destino final son los consumidores. Los productores emiten Dióxido de carbono y calor a la atmósfera.

Los Consumidores obtienen los alimentos de los productores. Obtienen la energía, la procesan y la desechan, desechos que van a los descomponedores. Los consumidores emiten oxigeno, calor, dióxido de carbono y otros elementos a la atmósfera.

Los descomponedores obtienen la energía a través de la descomposición de los alimentos que desechan los consumidores y productores. Los hongos y bacterias son una clase de descomponedores. Todos los desechos van a parar a la litosfera y a la hidrosfera.

Puedo concluir que existe una estrecha relación entre las capas de la tierra, las cuales tienen su función especifica pero unas se integran con otra para cumplir su rol. Las capas de la tierra que mencione anteriormente son sistemas abiertos, ya que interactuan unas con otras, emitiendo energía una a otra, en este caso calor, oxígeno, dióxido de carbono. Parte de esa energía va a la atmósfera que se encarga entonces de expulsar la energía que no necesita. 

Una caída o falla en una de las capas supondría un cambio bastante notable y negativo para la tierra. Si por ejemplo en la Biosfera no existiesen los productores, no habría nada que consumir, o si la Atmósfera no procesara la energía recibida las demás capas no sabrían como consumir esa energía.

Ser vivo como sistema

Descripción del diagrama

El ser vivo puede verse también como un sistema. Tal como lo he puesto en el diagrama, el ser vivo se encuentra en la biosfera, es parte de el, es su medio ambiente. Los seres vivos son todos los humanos, animales, plantas, etc. Tal como se aprecia en el diagrama, todos los seres vivos son consumidores, por que todos necesitan energía para subsistir. El ser vivo consume esos productos y energía y la conserva para si mismo en una especie de entropía. 

Esa energía consumida y conservada es luego desechada en forma de calor y desechos. También ofrece otros alimentos a otros seres vivos, que en esta parte entran los que son los productores que abastecen de alimentos y energía a otros seres vivos.

En conclusión en este post he visto dos sistemas totalmente diferentes pero uno interactua con otro. El ser vivo es parte del sistema tierra, es parte de un subsistema llamado biosfera, en la cual actúa y recibe energía que es procesada en otras capas (o subsistemas). Todos son sistemas abiertos ya que se relacionan unos con otros y comparten energía unos con otros.